Với những sự kiện tổ chức ngoài trời, việc lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện cũng như quản lý được những rủi ro khi có những yếu tố khách quan xảy ra là rất quan trọng. Bằng kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện của mình, Rồng Việt xin chia sẻ một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa để giúp bạn giải quyết và ứng biến linh động cho sự kiện của mình.
1. Luôn chuẩn bị phương án dự trù/ Back up plan
Trong sự kiện, mọi trường hợp đều có thể xảy ra và việc chuẩn bị một phương án Back up là một điều vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện sẽ luôn diễn ra một cách suôn sẻ và tạo cho khách hàng cảm giác an toàn khi tham dự sự kiện đó. Bạn luôn cần chuẩn bị một phương án cho việc tổ chức sự kiện được diễn ra đúng như kịch bản.
Những ngày mưa cho các sự kiện ngoài trời từng là thông lệ. Do khó khăn trong việc điều phối lịch trình, họ đã thất bại. Có lẽ đã đến lúc để khôi phục lại thói quen này vì không có gì làm tinh thần nản chí hơn là dành thời gian ở ngoài trời cho ướt đẫm.
Một cách tiếp cận đối với kế hoạch dự phòng là một chương trình làm việc linh hoạt. Lên lịch cho phần ngoài trời vào buổi sáng hoặc, cho một sự kiện ngoài trời kéo dài nhiều ngày, hãy lên lịch cho một đến hai địa điểm tổ chức.
2. Khu vực Indoor và outdoor tại địa điểm tổ chức/ Venue includes in & out spaces Những ví dụ tuyệt vời bao gồm địa điểm ngoài trời có nhà gỗ, giảng đường trong nhà hoặc khán phòng. Dành chỗ đó và sử dụng nó như một vật dự phòng của bạn trong trường hợp trời mưa.
Bạn nghĩ sao nếu chúng ta tổ chức một buổi Gala dinner ngoài biển vào một ngày gặp thời tiết xấu thì điều bạn cần biết nhất là khả năng buổi tiệc đó tiếp tục diễn ra là khoảng bao nhiêu phần trăm....và với Rồng Việt thì chúng tôi sẽ không tốn thời gian để cân nhắc điều đó mà sẽ có không gian trong nhà cho bạn. View hoàng hôn Full HD mà không lo bị ướt người hay gió bão hay không đủ mát. Những địa điểm mà chúng tôi lựa chọn luôn luôn an toàn cho chính uy tín của mình vì với Rồng Việt thì chưa bao giờ là mạo hiểm khi đắm mình vào sự kiện.
3. Vấn đề về cấp phép và các thủ tục liên quan khi set up không gian Outdoor
Tùy thuộc vào vị trí địa lý, một số địa điểm ngoài trời có thể có những yêu cầu bắt buộc để hạn chế sự gián đoạn và ảnh hưởng tới địa điểm tổ chức cũng như sự . Hãy nhớ tìm hiểu về quy định và xây dựng một bộ hồ sơ giấy phép cho sự kiện ngoài trời của bạn. Nếu bạn chậm tiến độ, bạn có thể phải đình trệ toàn bộ chương trình như đã dự kiến từ trước. Để đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra theo như kịch bản, hạn chế phát sinh các yếu tố về tài chính, nhân sự và thủ tục pháp lý.
4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sự kiện ngoài trời Đối với các sự kiện ngoài trời, việc lựa chọn âm thanh, ánh sáng khác với các sự kiện trong nhà. Cả hai đều là những yếu tố rất quan trọng có tác động lớn đến sự kiện của bạn. Trước khi lựa chọn âm thanh, hệ thống và ánh sáng, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét tất cả các thách thức liên quan đến âm thanh và ánh sáng mà bạn có thể đối mặt trong sự kiện của mình.
Xem xét thách thức không phải là suy nghĩ tiêu cực thay vào đó là suy nghĩ phù hợp nhất trước khi tiến tới việc triển khai thiết bị. Sound and Lighting Hire hiểu tất cả những thách thức đó vàcó thể đối phó với những thách thức của Event Outdoor. Chúng ta cần phải chú trọng và cẩn thận trong việc lựa chọn một hệ thống sound & light rất chắc chắn có thể đáp ứng được quy mô của sự kiện.
5. Phương án vận chuyển IN & OUT trang thiết bị
Không có gì tệ hơn là việc hoàn thanh các bộ thiết kế, set up nhân sự xong và sau đó bị hủy bỏ. Với việc lập kế hoạch cẩn thận, một phương pháp có thể được tìm thấy để đưa sự kiện này vào trong nhà hoặc một hoạt động ít phụ thuộc hơn vào thời tiết có thể đã được lựa chọn.
Với việc lập kế hoạch cẩn thận, các nhà tổ chức sự kiện có thể tránh được nhiều cạm bẫy của các sự kiện ngoài trời và đảm bảo rằng mọi người đều có một khoảng thời gian tuyệt vời.
Tổ chức sự kiện như làm một bộ phim, thời gian diễn ra chỉ gói gọn trong khoảng thời gian ngắn. Do đó, để ứng biến kịp thời, bạn cần khảo sát và chốt chắc chắn rằng mọi thứ sẽ diễn ra đứng thời gian. Một việc không thể bỏ qua là quy định trong vận chuyển đồ vào địa điểm tổ chức sự kiện.
6. An toàn an ninh - vệ sinh thực phẩm
Sự kiện là nơi tập trung rất nhiều người nên sẽ chắc chắn xảy ra nhiều vấn đề. Những vấn đề nhỏ nếu không nhanh chóng giải quyết kịp thời sẽ dẫn những hậu quả không mong muốn. Như xảy ra xô xát, gây thương tích hoặc thậm chí cháy nổ.
Mặt khác, có rất nhiều khả năng các đối thủ trên thương trường lợi dụng sự kiện của quý khách hàng để nhằm mục đích xấu, “kiếm cớ” phá hoại. Các lực lượng chống đối có thể trà trộn vào bất kỳ sự kiện nào, dù lớn hay nhỏ nào. Như vậy, mọi việc sẽ kịp thời giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và kịp thời. Nếu như có một lực lượng bảo vệ sự kiện luôn sẵn sàng tham chiến. Nhất là đối với những sự kiện ngoài trời thì những yếu tổ về an ninh càng được chú trọng và theo dõi.
Về yếu tố an toàn vệ sinh thực phẩm cũng phải được kiểm soát gắt gao và đầy đủ giấy tờ trước khi chế biến và trưng bày cho khách hàng sử dụng. Có những món ăn sẽ dễ bị biến chất nếu chúng ta sử dụng cho tiệc ngoài trời hoặc không còn được tươi ngon vì ảnh hưởng bởi các yếu tố thời tiết. Đây cũng là một yếu tố mang tính sống còn vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe toàn bộ khách hàng.
Bằng kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực sự kiện, Rồng Việt Event tin rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu thêm về sự kiện nói chung và những khía cạnh trong sự kiện và bạn chưa nghĩ tới. Hi vọng rằng Rồng Việt sẽ trở thành người bạn của mỗi "viewers" đi ghé thăm chúng mình.
Nếu bạn đang băn khoăn tìm một công ty uy tín tổ chức sự kiện thì Rồng Việt chính là một lựa chọn không thể tuyệt vời hơn.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hơn nhé!
Công ty cổ phần Sự kiện Rồng Việt
Trụ sở : 28 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
Hotline : 0972 200 808 | 0377 026 373
Email : info@sukienrongviet.com
Website: https://www.sukienrongviet.vn/