So với việc tổ chức các sự kiện trong nhà, việc lập kế hoạch cho các hoạt động ở ngoài trời thường sẽ tốn nhiều công sức hơn. Mặc dù các sự kiện ngoài trời có ưu điểm là cho phép chúng ta linh hoạt và sáng tạo hơn trong cách tổ chức, tuy nhiên, nó cũng gây ra không ít khó khăn.
Nhưng không cần quá lo lắng, Rồng Việt sẽ có mặt để giúp các bạn. Hãy cùng tìm hiểu một số mẹo hiệu quả sau để quá trình tổ chức sự kiện ngoài trời của bạn diễn ra thật suôn sẻ nhé!
1. Lựa chọn địa điểm
Địa điểm là yếu tố đầu tiên mà người tổ chức sự kiện cần lưu ý. Lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp với các tiêu chí về số lượng người tham dự, đối tượng tham gia sự kiện, hệ thống giao thông di chuyển .... chưa bao giờ là điều dễ dàng.
Sân vận động địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng
Người tổ chức sự kiện còn phải lưu ý đến một số trường hợp xấu khi có dự định tổ chức một chương trình ngoài trời như thời tiết, giấy phép tổ chức sự kiện ....
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những bước vô cùng quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Địa điểm bạn chọn sẽ quyết định toàn bộ tính chất của sự kiện. Hãy nghiên cứu thật kĩ lưỡng và đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
2. Chủ đề trang trí sự kiện
Thông thường các sự kiện ngoài trời đều có không gian rất rộng cho các nhà tổ chức thỏa sức sáng tạo. Vì thế, người tổ chức sự kiện nên chú trọng trang trí không gian theo đúng chủ đề của sự kiện nhằm tạo được ấn tượng mạnh nhất cho người tham dự. Đặc biệt, khu vực sân khấu cần chú trọng thiết kế backdrop nêu rõ chủ đề chương trình, đơn vị tổ chức và logo đi kèm; có thể sắp xếp các pano chữ A để tiện việc bố trí và thu hút người xem; nên bố trí các banner quảng cáo của nhà tài trợ xen kẽ để làm không gian bớt trống trải…
Tomorrowland 2010 - Dreamville
Một trong số sự kiện ngoài trời hấp dẫn nhất hành tinh có thể kể đến sự kiện âm nhạc Tomorrowland, Bỉ hay lễ hội âm nhạc Coachella, Mỹ. Mỗi năm, Tomorrowland đều mang đến cho khán giả một chủ đề riêng và mainstage được thiết kế độc đáo, ấn tượng theo đúng chủ đề của lễ hội.
Tomorrowland 2018 - The story of Planaxis
3. Hệ thống âm thanh và ánh sáng
Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biễn… với không gian rộng. Do đó có cần bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.
Âm thanh ánh sáng ngoài trời
4. Chuẩn bị hậu cần
Hậu cần cho sự kiện thường bao gồm bốc dỡ đồ đạc, kiểm soát bãi đậu xe, bố trí khu vực vệ sinh, sắp xếp điện, ánh sáng, an ninh, cấp cứu v.v. Việc chuẩn bị trước những chi tiết này có thể giúp quá trình lập kế hoạch diễn ra suôn sẻ.
Chuẩn bị hậu cần set up sự kiện
Sự thành công của việc tổ chức sự kiện không chỉ thể hiện uy tín của đơn vị tổ chức mà còn là bộ mặt của khách hàng. Rồng Việt tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện có đội ngũ nhân viên tận tâm, chuyên nghiệp, thực hiện từng bước tổ chức kỹ lưỡng và đầy đủ, luôn cố gắng lường trước các tình huống có thể phát sinh và linh hoạt xử lý nhanh chóng để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công, mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách tham dự.
Sự kiện Rồng Việt
🏠 28 Liễu Giai, Ba Đình, HN
☎️ 097 220 08 08
#Tiptochucsukienngoaitroi #tochucsukien #Tổchứcsựkiệntrọngói #Chothuêđồeventgiáhợplý #CôngtysựkiệnRồngViệt