Tổ chức sự kiện (Event planning) và Quản lý sự kiện (Event Managing) là 2 khái niệm thường xuyên được sử dụng thay thế cho nhau mặc dù chúng rất khác nhau. Rất đơn giản, tổ chức và quản lý không giống nhau. Mặc dù các bộ kỹ năng của hai công việc này trùng nhau, chúng vẫn là 2 công việc riêng biệt. Đối với những người giao dịch với khách hàng, nếu lầm tưởng rằng họ cần một người quản lý sự kiện trong khi điều họ cần là một người tổ chức sự kiện, họ sẽ gây ra vấn đề lớn. Nhiều khách hàng cũng lầm tưởng rằng tất cả các nhà quản lý sự kiện cũng tổ chức sự kiện.
Vì vậy, hãy cùng nhau làm rõ 2 khái niêm này bởi việc bạn và khách hàng của bạn cùng hiểu theo 1 hướng là rất quan trọng
Cái tên nói lên điều gì?
Ngành tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều chức danh công việc và mô tả công việc. Kể sơ qua thì có người lên kế hoạch sự kiện, người lên kế hoạch cuộc họp, người điều phối sự kiện, người lập kế hoạch hội nghị và người quản lý sự kiện. Danh sách dường như vô tận. Khi ngành này phát triển, danh sách các chức năng công việc cũng vậy.
Mặc dù tăng trưởng công việc luôn là một điều tốt, nhưng phạm vi chức năng công việc tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện có thể gây nhầm lẫn cho những người mới trong ngành. Điều gây thất vọng không kém cho các chuyên gia dày dạn là phải đối mặt với những khách hàng hiểu sai về các dịch vụ được cung cấp.
Tổ chức sự kiện (Event planning)
Hãy bắt đầu với tổ chức sự kiện (event planning). Từ khóa quan trọng ở đây là tổ chức. Tất cả các sự kiện - từ đám cưới, sinh nhật cho đến lễ kỷ niệm ngày thành lập quan trọng của doanh nghiệp, đến các cuộc họp mặt công ty lớn - phải bắt đầu với 1 kế hoạch nào đó. Các cuộc thảo luận ban đầu với khách hàng về ý tưởng sự kiện, chủ đề, ngày mong muốn và giới hạn ngân sách là tất cả các phần của quy trình tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện bắt đầu từ đầu, từ giai đoạn đầu của khái niệm và tiếp tục cho đến khi sự kiện thực tế diễn ra. Và, thành thật mà nói, có khi còn kéo dài sau 1 vài tuần sau sự kiện vì các nhà tổ chức phải sự kiện tóm tắt chi tiết và xử lý các mục tiếp theo. Tổ chức sự kiện bao gồm việc phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để thiết kế một sự kiện phản ánh tầm nhìn của khách hàng về việc thu thập và đáp ứng mục tiêu của sự kiện. Các khách hàng thuê một người tổ chức sự kiện là họ muốn thuê một người nào đó lên kế hoạch cho tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm các chi tiết liên quan và các mục hành động cho đến khi hoàn thành.
Trách nhiệm lập kế hoạch sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Chọn một chủ đề tổng thể cho sự kiện
Lên ngân sách cho sự kiện
Chọn một địa điểm
Đàm phán hợp đồng địa điểm tổ chức
Thuê nhà cung cấp bên ngoài
Lập kế hoạch thực đơn
Thuê một người cung cấp thực phẩm
Sắp xếp cho loa khách hoặc giải trí
Phối hợp vận chuyển
Chọn bảng màu
Phát triển lời mời
Tổ chức sự kiện là tất cả mọi thứ cấu thành một sự kiện. Công việc này lớn hơn quản lý sự kiện.
Quản lý sự kiện (Event managing)
Mỗi loại sự kiện được tạo thành từ nhiều phần khớp với nhau như những mảnh ghép. Tất cả những mảnh đó cuối cùng kết hợp với nhau để tạo ra một sự kiện. Các sự kiện thành công có tất cả những phần liên quan đến với nhau đúng lúc và đúng nơi, suôn sẻ, hiệu quả và theo kế hoạch. Quá trình này được gọi là quản lý sự kiện. , Đơn giản mà nói, đó là quản lý dự án của chính sự kiện.
Quản lý sự kiện liên quan đến việc tạo, điều phối và quản lý tất cả các thành phần khác nhau của một sự kiện cũng như các nhóm người chịu trách nhiệm cho từng khía cạnh. Một số khía cạnh của quản lý sự kiện có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Đặt thuê vị trí cho một sự kiện
Điều phối các nhà cung cấp bên ngoài
Lên kế hoạch cho điểm đỗ xe
Thiết kế kế hoạch dự phòng khẩn cấp
Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe
Quản lý nhân viên chịu trách nhiệm cho từng chức năng
Giám sát việc thực hiện 1 sự kiện
Giám sát sự kiện
Giải quyết các tình huống sự kiện tại địa điểm tổ chức
Người quản lý sự kiện và người tổ chức sự kiện làm việc cùng nhau
Xác định hai chức năng này là một thách thức bởi vì chúng không chỉ liên quan chặt chẽ với nhau mà các trách nhiệm còn thường chồng chéo. Các tổ chức sự kiện cá nhân có thể cung cấp dịch vụ quản lý sự kiện và các nhà quản lý sự kiện cũng có thể cung cấp kế hoạch sự kiện. Tất cả phụ thuộc vào nhà tổ chức cá nhân hoặc nhóm quản lý sự kiện của công ty, địa điểm tổ chức và chính sự kiện.
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa 2 khái niệm để xác định dịch vụ nào bạn sẽ cung cấp. Ví dụ: Nếu bạn cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho một sự kiện quy mô lớn, bạn sẽ làm việc với người quản lý sự kiện, người sẽ điều phối dịch vụ của bạn với người quản lý phục vụ, nhóm nghe nhìn, ... Hãy xác định vai trò của bạn và các dịch vụ bạn sẽ cung cấp và giao tiếp rõ ràng những điều này cho khách hàng tiềm năng để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn trong quá trình tổ chức nhé.
Công ty tổ chức sự kiện RỒNG VIỆT
Trụ sở : 28 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại : 0243.766.7900
Hotline : 0972.200.808
Email : info@sukienrongviet.com